Кадровый аудит

Кадровый аудит – это комплекс мероприятий, проводимых с целью проверки качества работы кадровой службы организации. По итогам детальной оценки организационной структуры компании и системы управления персоналом можно не только исправить недочёты и ошибки, неизбежно возникающие в процессе ежедневной работы, но и выстроить полноценную систему учёта и оформления документов, которая позволит в дальнейшем законно и грамотно фиксировать трудовые отношения работников и работодателя.

В настоящее время кадровый учёт в любой организации, ведущийся в рамках действующего законодательства, требует оформления большого количества документов, к которым относятся не только трудовые договоры и трудовые книжки, но и различные приказы, локальные нормативные акты, графики отпусков, штатное расписание, личные карты сотрудников, табели учёта рабочего времени, должностные инструкции и многое другое.

Грамотное и своевременное ведение кадрового учёта очень важно, поскольку любой из обязательных документов, фиксирующих трудовые отношения работника и работодателя, может быть затребован при проведении проверки Гострудинспекцией или стать свидетельством в суде в случае возникновения  конфликта между работником и работодателем. И если в результате проверки будут обнаружены какие-либо нарушения, организации грозят не только штрафы и судебные издержки, но и, как следствие, потеря репутации добросовестного работодателя и надёжного партнёра.  Именно поэтому аудит кадровой документации рекомендуется проводить накануне грядущих проверок с целью оценки и минимизации возможных рисков. Кроме того, аудит помогает оценить реальное положение дел и качество работы кадровой службы компании, что может быть актуально, например, при смене собственника; необходим аудит также для общей оптимизации или автоматизации процедуры ведения кадрового учёта.

В обычных условиях кадровый аудит организации рекомендуется проводить периодически, как минимум раз в полугодие, а лучше раз в квартал, для того чтобы оперативно подстраиваться под изменения в законодательстве, касающиеся кадрового делопроизводства.

В общем, стандартная процедура аудита кадрового производства включает в себя оценку  правильности ведения кадрового учёта организации, то есть аудитор проверяет, соответствуют ли используемые организацией типовые и электронные формы документов действующему законодательству, все ли необходимые кадровые документы присутствуют, а также насколько полно, эффективно и правильно осуществляется подготовка, согласование, регистрация и хранение этих документов.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя:

  • Проверку правильности ведения кадрового учета организации;
  • Проверку правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
  • Проверку правильности оформления первичной учетной кадровой документации:

o          Приказов по основной деятельности (об утверждении штатного расписания, графика отпусков, назначения генерального директора, др.);

o          Приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуск, поощрение, дисциплинарное взыскание, направление в командировку);

o          Документов-оснований к изданным приказам: (формы заявлений о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, иные);

o          графиков отпусков;

o          личных карточек работников Т-2;

o          табелей учета рабочего времени;

o          должностных инструкций

  • Проверку ведения и хранения трудовых книжек работников;
  • Проверку правомерности содержания правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и/или иных документов, устанавливающих систему оплаты труда в организации, Положения о персональных данных работников и других локальных нормативных актов;
  • Проверку правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранных граждан;
  • Проверку соответствия используемых организацией электронных и типовых форм кадровых документов требованиям действующего законодательства;
  • Выявление отсутствующих в организации, но обязательных с точки зрения действующего трудового законодательства и практики его применения кадровых документов;
  • Проверку правомерности заключения и содержание договоров о полной материальной ответственности;
  • Проверку правомерности организации, документального оформления и оплаты сверхурочных работ, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сменного режима работы и суммированного учета рабочего времени;
  • Проверку правильности оформления обучения и повышения квалификации персонала;
  • Проверку правильности оформления, начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам;
  • Проверку правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
  • Проверку полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.

По результатам проведения аудита составляется отчет о состоянии кадрового учета, содержащий в себе:

  • перечень выявленных нарушений комплектности, оформления, хранения и систематизации кадровых документов с указанием наиболее типичных ошибок и нарушений;
  • рекомендации по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровом делопроизводстве, рекомендации по его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы компании;
  • оценку соответствия локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства РФ;
  • рекомендации по внесению изменений в локальные нормативные акты.

 

В зависимости от целей и задач проверки, мы проводим для наших клиентов 2 вида кадрового аудита.

  1. Аудит по выборке

Аудит по выборке – это локальная проверка части всех типов обязательных кадровых документов (это около 10-15% от общего объёма) на предмет соответствия требованиям ТК РФ. Данный аудит позволяет дать общую оценку ситуации с ведением кадрового учёта в компании.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании в целом  верный. Данный вид аудита привлекает своей невысокой стоимостью и сравнительно короткими сроками проведения, однако не может являться универсальным средством проверки правильности ведения кадрового учёта. В общем, по итогам аудита проверяющий может обнаружить недочёты в оформлении однотипных документов, таких, например, как трудовые договоры или приказы о приёме на работу, и исходя из этого сделать вывод о системных ошибках, которые допускаются конкретными исполнителями при работе с уже выстроенной системой кадрового документооборота. Однако, в оставшейся части документов, не охваченных проверкой, могут быть пропущены несистемные ошибки, и кроме того, выборочный аудит не даёт возможности проверить наличие и корректность оформления всех необходимых типов документов согласно действующего трудового законодательства.

  1. Сплошной аудит

Сплошной аудит подразумевает анализ полного объёма всех имеющихся в организации кадровых документов и позволяет дать полную оценку качества и корректности ведения кадрового учёта, выявить и исправить все существующие ошибки и нарушения. В процессе аудита все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом, пакеты документов проверяются на полноту, корректность и соответствие действующему законодательству.

Сплошной аудит необходим, если руководитель организации недоволен работой кадровой службы; если кадровая служба как таковая отсутствует, а кадровый учёт ведётся силами бухгалтерии; если планируется переход на автоматизированную систему кадрового учёта, а также при подготовке к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.

По итогам проведения сплошного аудита руководитель компании получает не только список допущенных ошибок, но и индивидуальные рекомендации по устранению недочётов в работе кадровой службы и усовершенствованию общей системы кадрового документооборота в компании. В результате сплошного аудита формируется полный пакет кадровых документов, составленных в соответствии с действующим законодательством, что гарантирует успешное прохождение любых проверок и значительно облегчает дальнейшую работу кадровой службы организации.

 

Стоимость проведения кадрового аудита рассчитывается исходя из выбранного вида аудита и численности персонала предприятия:

 

ВИД АУДИТА Стоимость проверки ( в зависимости от численности персонала), руб.
До 10 чел от 11 до 25 от 26 до 50 от 51 до 90 от 90 до 200 Свыше 200
Аудит по выборке 9000руб. 800 руб./чел.

(но не менее 9000 руб.)

750 руб./чел.

 

700 руб./чел. 650 руб./чел. 600 руб./чел.
Сплошной аудит 16000руб.

 

1400 руб./чел.

(но не менее 16000 руб.)

1300 руб./чел. 1200 руб./чел.

 

1150 руб./чел.

 

1000 руб./чел.